Zero mail is een term die je vaak hoort: geen e-mail. Focus is ook een term die vaak voorbij komt: je volledig concentreren en niet van hak op de tak werken. Wat kan je doen met die twee termen samen? Het is natuurlijk heel verleidelijk om vanuit je mail te werken en zodra er een nieuwe binnenkomt, de mail meteen te beantwoorden. Op deze manier loop je de hele dag achter je mailbox aan.
- Hoe kun je focus bereiken?
Je kan ervoor kiezen om met systemen te gaan werken en niet vanuit je mailbox. Je mailbox bestaat namelijk uit verschillende soorten mails, de eerste is informerend, de tweede opiniërend en de derde is besluitvormend. Door gebruik te maken van de juiste systemen en ook zoveel mogelijk informatie in die systemen te verwerken, kan je ervoor zorgen dat je mailbox leger wordt en je gefocust kan werken.
- Hoe kom je tot die systemen?
Uiteindelijk kom je alleen tot systemen als je processen hebt. Als je geen processen hebt zal je altijd vanuit je mailbox blijven werken. Omdat je zonder processen niet weet, wanneer, wat moet plaatsvinden. Op het moment dat je een overzicht hebt, over de verschillende processen, kan je dingen standaardiseren, kan je stappen definiëren en kan je daarin aangeven wanneer, wat moet gebeuren. Zo’n proces kan je in een systeem verwerken en zo’n systeem ondersteunt je. Hiermee kan je in je agenda aangeven, wanneer je aan een bepaald systeem gaat werken. Op deze manier heb je veel meer controle over je dag.
