Je weet nu hoe een agendapunt is opgebouwd. Nu wil je natuurlijk weten wat je wel opschrijft en wat niet. Daarvoor is het belangrijk om te weten wat de hoofdzaken zijn en wat bijzaken zijn.
Opdracht:
Kies een woord van de twee woordparen en schrijf je keuze op:
- Zomer/Winter
- Groen/Oranje
- Ballen/Racket
- Lampjes/tl-buis
- Pieken/Dalen
Alle woorden die je uiteindelijk moet hebben gekozen, hebben iets te maken met een kerstboom. De vraag is alleen; is het fout als je bijvoorbeeld het woord ‘zomer’ hebt gekozen? Nee, want voordat je begon met de opdracht wist je niet dat je woorden moest kiezen in relatie met een kerstboom. Dit is waar het bij veel notulisten fout gaat. Een notulist die zelf gaat bedenken wat een vergaderaar waarschijnlijk in het verslag wil hebben. Als je voorbereid als notulist ga je je verdiepen in de materie. Je leest de agenda, je leest de stukken, je leest verslagen van de vorige notulist en vaak blijft het daarbij.
Het is belangrijk dat je voor de vergadering, een voorgesprek hebt. Maak een afspraak met een voorzitter of een andere verantwoordelijke, en bespreek elk agendapunt van tevoren door. De voorzitter is degene die je kan vertellen wat er in het verslag wordt verwacht. Als je de voorbespreking hebt met de voorzitter, dan heb je heel duidelijk wat het agendapunt inhoudt. Daarna kan je al voordat de vergadering begint, de introductie (beeldvorming) schrijven in het verslag. Dan hoef je tijdens de vergadering alleen maar te checken of wat jij al hebt opgeschreven ook overeenkomt met wat er wordt gezegd. Als hierna de discussie losbarst en je weet al dat dit van de voorzitter niet hoeft te worden genotuleerd, hoef je geen aantekeningen te maken. Hoor je dat ze klaar zijn om te beslissen, dan veer je op en notuleer je het besluit.
Ook denken veel notulisten, dat je als notulist niks mag zeggen tijdens een vergadering en dat is absoluut niet waar. Je bent als notulist onderdeel van het geheel. Is er iets niet duidelijk, vraag dit dan gerust.
