Veel notulisten hebben het idee dat het begint, er is een weer war van uitspraken en dan is het agendapunt opeens afgelopen. Dat is natuurlijk niet helemaal waar. Een agendapunt heeft in de basis 3 onderdelen.
- De introductie: beeldvormend
Waar hebben we het over? Wat is het probleem? Wat gaan we doen?
2. De discussie: oordeelvormend
Wat vinden we daarvan? Zijn we het daarmee eens of niet?
3. De besluitvorming: besluitvormend
Wanneer er een besluit moet worden genomen.
Elk agendapunt heeft altijd de introductie, de discussie en de besluitvorming. Beginnende notulisten schrijven vaak zoveel mogelijk op en gieten daarna alles in een verhaal. Dan zie je vaak dat het verslag een soort opsomming wordt van uitspraken die zijn gedaan tijdens de vergadering. Dat was ooit prima, maar inmiddels is het verlangen van vergaderaars anders. Die willen heel kort en bondig weten: Waar ging het over en wat gaan we doen?
Dat betekent dat het heel belangrijk is om te weten waar je zit met uitspraken in het verloop van het agendapunt. Als je uitgaat van de 3 onderdelen, worden je notulen veel korter. Als je de discussie wil noteren kan dat, maar 9 van de 10 keer is dat niet echt nodig.
