In veel verslagen zie je nog steeds procesinformatie genoteerd staan en daarmee wordt bedoeld: hoe de inhoud in de vergadering wordt ingebracht. Vaak wordt er ook bij vermeld wie dat doet. Dan krijg je zinnen zoals ‘’Kees zegt dat…’’enz. Zulke zinnen maken het verlag langdradig. Bovendien kan je je afvragen wat het nut van deze informatie is, het gaat immers om de inhoud.
Toch zijn er veel vergaderaars die graag hun eigen naam terug zien in het verslag. Zeker wanneer ze een goede input hebben gehad, maar voor het verslag is het niet interessant. Voor het verslag gaat het om de inhoud: Wat heb je gezegd? Wat is het idee? Wie dat inbrengt is niet zo belangrijk. Misschien denk je nu wel ‘maar bij ons is dat wel belangrijk’ en dat kan, dan is het weer van belang dat je tijdens de voorbespreking met de voorzitter hebt gevraagd of er in het verslag moet staan wie, wat heeft gezegd. Wil de voorzitter dat dit vermeld staat in het verslag? Dan is het van belang dat je vóór de vergadering weet, want dan kan je een notuleerblad maken.
Advies:
Maak het notuleerblad op de computer, print het uit, zet hier alle namen van de afdeling of personen op, een kolommetje voor en een kolommetje tegen. Dan hoef je alleen maar een vinkje te zetten daar waar het staan moet. Op deze manier kan procesinformatie, prima in een verslag. Is het niet nodig? Laat het dan weg, hierdoor wordt het verslag veel prettiger om te lezen.
